Sicherheit für Ihre Gesundheitsdaten Datenschutz der elektronischen Patientenaktie (ePA)

Informationen zur elektronischen Patientenakte (ePA) nach § 343 SGB V sind unter "Kontaktvarianten" ausführlich beschrieben.

1. Name und Anschrift des Verantwortlichen
   Der Verantwortliche im Sinne von §§ 341 Abs. 4 Satz 1, 307 Abs. 4 SGB V in Verbindung mit Art. 4 Ziffer 7 der Datenschutz-Grundverordnung ist die:
   
   mhplus Betriebskrankenkasse
   Franckstr. 8
   71636 Ludwigsburg
   Tel.: 07141 9790-0
   Fax: 07141 9790-113
   info@mhplus.de
    
2. Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter des Verantwortlichen
   
   Für Fragen und Hinweise rund um den Datenschutz der mhplus steht Ihnen der Beauftragte für den Datenschutz gerne zur Verfügung.
   
   Ralf Franz
   Franckstr. 8
   71636 Ludwigsburg
   Tel.: 0714 9790-8150
   E-Mail: ralf.franz@mhplus.de
    
3. Zuständige Aufsichtsbehörden bzgl. des Datenschutzes
   
   Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
   Graurheindorferstraße 153
   53117 Bonn
   Telefon: 0228 997799-0
   Fax: 0228 997799-5550
   E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de
    
4. Rechtsaufsichtsbehörde
   
   Bundesamt für Soziale Sicherung
   Friedrich-Ebert-Allee 38
   53113 Bonn
   Telefon: 0228 619-0
   Telefax: 0228 619-1870
    
5. Allgemeines zur Datenverarbeitung

   Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Versicherten, soweit dies zur Bereitstellung bzw. Nutzung einer funktionsfähigen ePA erforderlich ist. Sofern die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Versicherten auf der Grundlage
   einer Einwilligung geschieht, erfolgt dies aufgrund einer dahingehenden gesetzlichen Verpflichtung aus dem SGB V. Eine Bereitstellung der ePA für unsere Versicherten ohne deren Einwilligung ist gesetzlich nicht zugelassen.

   Die Nutzung der ePA ist für unsere Versicherten freiwillig. Ihnen entsteht kein Nachteil, sofern sie sich gegen die Nutzung der ePA entscheiden.

6. Einbindung von Dritten
   
   Wir geben Daten unserer Versicherten grundsätzlich nicht an Dritte weiter. Wir setzen verschiedene technische Dienstleister ein, um unseren Versicherten die ePA bereitstellen zu können. Hierbei handelt es sich ausschließlich um Unternehmen der BITMARCK Unternehmensgruppe. In diesem Zusammenhang kann es vorkommen, dass ein solcher technischer Dienstleister Kenntnis von personenbezogenen Daten erhält. Wir wählen diese Dienstleister sorgfältig aus und treffen alle datenschutzrechtlich erforderlichen Maßnahmen für eine zulässige Datenverarbeitung. Die beauftragen Dienstleister sind ebenfalls verpflichtet, alle
   datenschutzrechtlichen Maßnahmen einzuhalten und werden im Rahmen einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AV) verpflichtet.
    
7. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
   
   Eine Verarbeitung der Daten unserer Versicherten außerhalb der europäischen Union durch uns findet nicht statt.
    
8. Betroffenenrechte

   Unsere Versicherten haben das Recht auf Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten. Diesbezüglich können sich unsere Versicherten jederzeit an uns wenden.

   Unsere Versicherten haben das Recht auf Berichtigung oder Löschung, oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit ihnen dieses Recht gesetzlich zusteht.

   Unsere Versicherten haben ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

   Unsere Versicherten haben ein Recht auf Datenübertragbarkeit im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

9. Löschung von Daten
   
   Wir löschen die ePA unseres Versicherten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um die ePA für unsere Versicherten weiterhin bereitstellen zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
    
10. Automatisierte Entscheidungsfindung
    
    Wir setzen keine Verarbeitungsvorgänge ein, die auf einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gem. Art. 22 DSGVO beruhen.
     
11. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
    
    Unsere Versicherten haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei der in Ziffer 3 und 4 genannten Aufsichtsbehörde zu beschweren.
     
12. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

    Unseren Versicherten steht das Recht zu, ihre datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärungen jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf kann wie folgt erklärt werden: Gegenüber der Audi BKK jederzeit schriftlich oder auf elektronischem Weg über die ePA-App ohne Angabe von Gründen.

    Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, nicht berührt.

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Nach Erteilung der ausdrücklichen schriftlichen oder elektronischen (über die ePA- App) Einwilligung unseres Versicherten legen wir eine individuelle und ausschließlich von unserem Versicherten verwendete elektronische Patientenakte (ePA) an, welche unser Versicherter eigenständig souverän und autonom verwalten und verwenden kann. Ein Versicherter kann in seiner ePA eine oder mehrere vertretende Personen, hinzufügen, siehe hierzu Kapitel D2.

Bei der Bereitstellung der ePA werden folgende personenbezogene Daten unseres Versicherten verarbeitet:

• Art und Nummer eines amtlichen Ausweisdokuments:
  + Aufenthaltstitel
  + oder Personalweis
  + oder Reisepass
• Anzahl der aktiven elektronischen Gesundheitskarten (eGK). Die Anzahl der aktiven eGK, die dem identifizierten Versicherten im eGK-System zugeordnet sind. Eine Karte gilt dabei im eGK-System als aktiv, wenn sie weder gesperrt oder logisch gelöscht ist. In der Regel ist immer nur eine eGK aktiv.
• Name, Vorname
• Geburtsdatum des Nutzers
• Versichertenart (z. B.: Mitglied, Familienversicherter, Rentner)
• Beginn und Ende Versicherungsverhältnis
• IdentDataTime (Zeitstempel für die vollzogene Identifizierung des Versicherten)
• Schutzklasse für die Identifikation (mit oder ohne eGK)
• Identifizierungsverfahren (z. B. in der Filiale oder Postident)
• Meldeadresse: Länderkennzeichen, PLZ, Ort; Straße, Hausnummer;
• Ende der Registrierung / Ja oder Nein
• Zeitpunkt Registrierungsbeginn
• Titel
• Namenszusatz
• Vorsatzwort (z. B.: „von“, „de“, „van“)
• Geschlecht
• je nach verwendetem Authentisierungsmittel:
  + ein Pseudonym bei Nutzung der Online-Ausweisfunktion. Dabei ruft der verwendete Anbieter erstmalig alle uns zugänglichen Daten des Personalausweises zum Personenabgleich ab und erzeugt ein Pseudonym. Jedes weitere mal erfolgt der Abgleich durch das vom Anbieter erzeugte Pseudonym.
  + das Zertifikat der eGK bei Nutzung der elektronischen Gesundheitskarte
• VIP – Kennzeichen
• ICCSN (Kartenkennnummer auf der Rückseite der eGK)
  + istNfcEgk (Dieser Wert gibt an, ob die im Aufruf bezeichnete eGK für „Near Field Communication“ (NFC) ausgerüstet ist.)
  + istPinBriefVersandt (Dieser Wert gibt an, ob zu der im Aufruf bezeichneten eGK ein PIN-Brief versandt wurde.)
  + pinBriefVersandDatum (Zeitpunkt zu dem der PIN-Brief-Versand dem KAMS (Kartenanwendungs-managementsystem) gemeldet wurde.)2Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

1. Rechtsgrundlage für die Erstellung der ePA ist die Einwilligung unseres Versicherten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. §§ 342 Abs. 1, 344 Abs. 1 Satz 1 SGB V.
    
2. Zweck der Datenverarbeitung
   Zweck der Datenverarbeitung ist die Bereitstellung der ePA gemäß den gesetzlichen Vorgaben nach SGB V. In diesem Zusammenhang bedarf es der Zuordnung einer konkreten ePA zu unserem Versicherten.
    
3. Dauer der Speicherung
   Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.
    
4. Widerrufsmöglichkeiten für die Nutzung der ePA
   Der Nutzer kann seine Einwilligung zur Bereitstellung der ePA jederzeit widerrufen und gegenüber der mhplus Krankenkasse die Löschung der ePA verlangen. Der Nutzer erklärt den Widerruf durch Entfernen des gesetzten Bestätigungshakens schriftlich oder persönlich in einer unserer Geschäftsstellen.

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
   Der Versicherte kann in der ePA-App über das E-Rezept-Modul alle elektronischen Verordnungen, die von Ärztinnen und Ärzten sowie Zahnärztinnen und Zahnärzten ausgestellt wurden, über den Fachdienst E-Rezept abrufen.

   Dabei werden die Daten wie in Kapitel B.1 beschrieben verarbeitet sowie Standortdaten und Versichertennummer.

   Die Anmeldung am Fachdienst E-Rezept erfolgt über einen elektronischen Identitätsnachweis (z. B. elektronische Gesundheitskarte oder 2D-Code) welches Versichertenstammdaten (z. B. Name und Versichertennummer) enthält.

   Kommunikation zwischen ePA-App und Apotheken
   Rezepte: Apotheken erhalten das Zugriffsrecht für das im Fachdienst E-Rezept gespeicherte E-Rezept. Eine direkte Kommunikation zwischen ePA-App und Apotheke erfolgt dabei nicht da die ePA-App direkt mit dem Kommunikationssystem der Apotheke kommuniziert.

   Mitteilungen: die Kommunikation mit der Apotheke läuft über den Fachdienst E- Rezept, der die Mitteilungen archiviert. Die ePA-App lädt die Mitteilungen vom Fachdienst E-Rezept und speichert sie auf dem Gerät.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
   Rechtsgrundlage für die Nutzung des E-Rezept-Moduls ist die Einwilligung unseres Versicherten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 360 Abs. 10 SGB V.

3. Zweck der Datenverarbeitung
   Zweck der Datenverarbeitung ist die Nutzung der Anwendung E-Rezept durch den Versicherten zum Abruf und zur Einlösung von ausgestellten Rezepten.

4. Dauer der Speicherung
   Für den Versicherten besteht die Möglichkeit Rezepte selbst zu löschen, ansonsten Seite 10 von 24 werden die Rezepte nach 100 Tagen durch den Fachdienst E-Rezept gelöscht (§ 360 Abs. 11 SGB V). Zugriffsprotokolle im Fachdienst E-Rezept werden nicht auf dem Gerät gespeichert und können nicht gelöscht werden. (Automatische Löschung nach drei Jahren (§ 309 SGB V))

5. Widerrufsmöglichkeiten für die Nutzung der Anwendung E-Rezept- Moduls
   Die unter diesem Abschnitt beschriebenen Datenverarbeitungen sind zur Nutzung des E-Rezept-Moduls durch den Versicherten zwingend erforderlich. Der Versicherte kann seine Einwilligung zur Nutzung des E-Rezept-Moduls jederzeit widerrufen, durch Entfernen des gesetzten Bestätigungshakens in der ePA-App.

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Zur rechtssicheren Einrichtung für die Bereitstellung einer ePA- für unseren Versicherten ist es erforderlich, ein Verifikations-Verfahren durchzuführen, um zu überprüfen, ob die Person, die sich für eine ePA registriert auch tatsächlich unser Versicherter ist. Diese Prozessabläufe sind nachfolgend beschrieben:

 1. Schritt: Der Versicherte installiert die ePA App und startet diese.
 2. Schritt: Der Versicherte klickt den Funktionsbutton „Los geht`s“ an.
 3. Schritt: Der Versicherte klickt, wenn bereits ein Benutzerkonto besteht, auf „Anmelden bei der Audi BKK“, oder muss sich zuerst über den Funktionsbutton
     „Registrieren“ ein Benutzerkonto anlegen.
 4. Schritt: Um mit der Registrierung zu starten, klickt der Kunde auf „Jetzt loslegen“
 5. Schritt: Der Versicherte gibt die folgenden Daten, gemäß der vorgegebenen Felder ein:
    + E-Mail-Adresse
    + Versichertennummer
    + PLZ
    + Auswahl eines individuellen Passwortes
    + Passwort Wiederholung
    + Eingabe der letzten 6 Stellen der Kennnummer der eGK (ICCSN)

  6. Schritt: Der Versicherte bestätigt in der Checkbox, die Akzeptanz der Nutzungsbedingungen IAM sowie die Akzeptanz der Einwilligung IAM, um die
      Registrierung abzuschließen.
  7. Schritt Der Versicherte muss die E-Mail-Adresse bestätigen und muss dafür in der versendeten E-Mail den Link aufrufen, um fortfahren zu können.
  8. Schritt Der Versicherte legt einen App-Code als weiteres Sicherheitsmerkmal fest.
  9. Schritt Es wird die Identität überprüft mit einem der zur Verfügung gestellten Verfahren.
10. Schritt Patientenakte einrichten
      + Höchster Komfort mit App-Code
      + Höchste Sicherheit mit Gesundheitskarte

11. Schritt Gerät und App verknüpfen
      + Bei der Einrichtung der Patientenakte via App-Code
      + Eine Gerätebindung, das heißt die App mit dem Gerät zu verknüpfen, ist entsprechend der Sicherheitsvorgaben notwendig.

12. Schritt Im Anschluss wird dem Versicherten die Freigabe zur Nutzung angezeigt und damit sind die Voraussetzungen für die Einrichtung der ePA abgeschlossen.

Beim Registrierungsverfahren werden vorstehende Daten in einem technischen Container temporär gespeichert. Nach Verifikation der eingegebenen Daten durch die mhplus wird der Versicherte als Nutzer der ePA angelegt und zur Nutzung freigeschaltet. Der Versicherte erhält hierzu eine Bestätigung der mhplus.
 

2. Erfassung der Daten für einen Fehlerreport
Wir benötigten die im Folgenden aufgeführten Informationen, wenn ein Versicherter einen Fehler meldet und die Ursache analysiert werden muss.

2.1. Automatisiert übermittelte Daten
Für die ePA Apps für IOS und Android sowie die Desktop App wird im Fehlerfall einen Report erstellt und dieser wird automatisch an das Business Service Management (BSM) versendet.
Diese übermittelten Daten werden ausschließlich zur Fehlerbehebung analysiert.

 

2.2 Manuelle Daten
Für die ePA Apps für IOS und Android sowie die Desktop App wird im Fehlerfall einen Report erstellt. Zusätzlich zu dem automatisiert übermittelten Report können Nutzer die folgenden Daten manuell an das Business Service Management (BSM) versenden.
Die folgenden Informationen können zusätzlich im Fehlerfall an das BSM übermittelt werden. Diese übermittelten Daten werden ausschließlich zur Fehlerbehebung analysiert.

3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für den IAM Registrierungsprozess der ePA und die hierbei verarbeiteten Daten ist die Einwilligung unseres Versicherten nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. §§ 342 Abs. 1, 344 Abs. 1 Satz 1 SGB V.

4. Zweck der Datenverarbeitung
Zweck der Datenverarbeitung ist die rechtssichere Identifikation des Versicherten sowie die Verhinderung von Daten- und Identitätsmissbrauch.

5. Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen. Dies ist der Fall, wenn die ePA gekündigt und final gelöscht wurde sowie die Einwilligung weiterer Anwendungen widerrufen wurde.Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen. Dies ist der Fall, wenn die ePA gekündigt und final gelöscht wurde sowie die Einwilligung weiterer Anwendungen widerrufen wurde.

6. Widerspruchsmöglichkeiten für die Registrierung in der ePA
Die unter diesem Abschnitt beschriebenen Datenverarbeitungen sind zur Registrierung der ePA-App zwingend erforderlich. Unser Versicherter kann seine Einwilligung zur Registrierung der ePA-App gleichwohl jederzeit widerrufen und gegenüber uns die Löschung der ePA-App verlangen. Hierzu muss der Versicherte in der ePA-App seine Einwilligung widerrufen oder den Widerruf schriftlich an uns senden.

mhplus Betriebskrankenkasse
71632 Ludwigsburg

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
   1. Start mit Login Maske
   Der Versicherte startet die App, nach erfolgter Registrierung und Identifizierung. Zuerst erscheint die Login Maske, in die der Versicherte seine Zugangsdaten (Versichertennummer und Passwort sowie zur Auswahl App-Code, Gesundheitskarte oder Personalausweis) eingibt.
   
   Zuerst erscheint die Login Maske, in die der Nutzer seine Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) eingibt.
   
   2. Nutzung der ePA-App
   Beim Start der App erhält der Versicherter einen Überblick über die Funktionen und die Nutzungsmöglichkeiten der ePA-App. Der Versicherte kann zwischen den folgenden Anwendungen wählen:

       + Anwendung der elektronischen Patientenakte
       + Anwendung E-Rezept-Modul
       + Anwendung Organspende-Register (OGR)
   
   Diese Anwendungen können unabhängig voneinander genutzt werden. Die Anmeldeinformationen werden dabei in die jeweilige Anwendung übernommen.

   3. Nutzung der ePA 

   Beim ersten Start der ePA-Anwendung erhält der Versicherte einen ersten Überblick über die Nutzungsmöglichkeiten seiner ePA. In der Patientenakte in der Ansicht „Übersicht“ kann der Nutzer über das Profilbild auf sein Profil zugreifen, zudem sieht er die folgenden Bereiche:

        + Bereich Dokumente
        + Bereich Berechtigungen
        + Bereich Aktivitäten
        + Bereich „Meine Einrichtungen und Praxen“
   
   Der Versicherte kann die Audi BKK berechtigen, die Leistungsdaten in die Patientenakte einzustellen.
   Es werden die Daten gespeichert, die der Versicherte in seine digitale Patientenakte einstellt, bzw. die von Dritten dorthin hochgeladen werden. Hierbei kann es sich auch um Gesundheitsdaten nach Artikel 9 der DSGVO handeln.

   4. Nutzung E-Rezept-Modul
   Der Versicherte kann in der ePA-App über das E-Rezept-Modul alle elektronischen Verordnungen, die von Ärztinnen und Ärzten sowie Zahnärztinnen und Zahnärzten ausgestellt wurden, über den Fachdienst E-Rezept abrufen. Zusätzlich kann der Versicherte weitere Inhalte wie z. B. Medikament und Einnahmehinweise einsehen sowie mit der Apotheke kommunizieren.
   
   5. Nutzung Organspende-Register (OGR)
   Die ePA-App enthält einen Absprung zur Website des OGR. Wechselt der Nutzer aus der ePA-App in das OGR, wird die Gesundheits-ID zur Authentisierung an das Webportal weitergeleitet, um die Anmeldung zu vereinfachen.

   Zusätzliche Angebote
   Empfehlenswerte Services, zu denen wir Sie in der App weiterleiten:
   + organspende-register.de: Zentrales elektronisches Verzeichnis, in dem Sie Ihre Entscheidung für oder gegen eine Organ- und Gewebespende online dokumentieren können. Die Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung ist für alle Inhalte verantwortlich. Die mhplus haftet nicht für die Inhalte dieser Webseite.
   
   6. Nutzung gesund.bund.de
   Die ePA-App enthält einen Absprung zur Website des Bundesministeriums für Gesundheit.

   Zusätzliche Angebote
   Empfehlenswerte Services, zu denen wir Sie in der App weiterleiten:

   gesund.bund.de: Offizielles Portal des Bundesministeriums für Gesundheit, das Ihnen umfangreiche und verlässliche Informationen zu zahlreichen Gesundheitsthemen bietet. Das Bundesministerium für Gesundheit ist für alle Inhalte verantwortlich. Die Audi BKK haftet nicht für die Inhalte dieser Webseite.
   
   7. Profil
   Über das Profilbild gelangt der Versicherte in diese Ansicht und kann dort seine
   Einstellungen verwalten und zum Beispiel seine Zugangsdaten ändern. Zudem kann er unter Informationen auf die folgenden Menüpunkte zugreifen
   a. Einrichtung und Zugriff auf vertretende Patientenakten
   b. Über die ePA
   c. Interaktive App-Demo
   d. Kontakt
   e. Hilfe
   f. Sicherheitshinweise
   g. Hinweise zur Datenerfassung
   h. Zusatzfunktionen
   i. App-Bericht senden sowie unter „Rechtliche Hinweise“ auf
   j. Lizenzen Dritter
   k. Impressum
   l. Datenschutzerklärung
   
   Zusätzlich steht die Information zur aktuell genutzte App Version bereit.



2. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung für vertretende Personen
   Versicherte können für Ihre Patientenakte einen oder mehrere vertretende Personen berechtigen. Die vertretende Person nutzt die eigene ePA-App seiner Krankenkasse zur Wahrnehmung der Vertretung. Bei der Einrichtung wird der Name, die E-Mail-Adresse und die Versichertennummer (KVNr) angegeben und gespeichert. Wenn die vertretende Person in der Patientenakte als Vertretung handelt, können alle technisch möglichen Aktionen anstelle des Versicherten ausgeführt werden.
   Vertretende Personen können keine weiteren vertretenden Personen für die vertretene Patientenakte einrichten und auch nicht die Patientenakte für den Versicherten insgesamt löschen. Bei der Vertretung innerhalb der ePA erfolgt eine Datenverarbeitung wie in Kapitel D1 beschrieben.
    
3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
   Rechtsgrundlage für die Speicherung personenbezogener Daten in der ePA ist die Einwilligung des Versicherten nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und Art. 9 Abs. 2 DSGVO i.V.m. §§ 342 Abs. 1, 344 Abs. 1 Satz 1 SGB V.
   
   3.1 Zweck der Datenverarbeitung
   Zweck der Datenverarbeitung ist die Nutzung des ePA durch den Versicherten zur Archivierung und Verwendung seiner individuellen Gesundheitsinformationen.
   
   3.2 Dauer der Speicherung
   Die Daten werden durch den Versicherten gelöscht, wenn er entscheidet, dass die in der ePA gespeicherte Daten nicht mehr benötigt werden.
    
4. Widerspruchsmöglichkeit
   Die unter diesem Abschnitt beschriebenen Datenverarbeitungen sind zur Nutzung der ePA zwingend durch unseren Versicherten erforderlich. Der Versicherte kann seine Einwilligung zur Nutzung der ePA gleichwohl jederzeit widerrufen, per Entfernen des gesetzten Bestätigungshakens in der ePA-App oder schriftlich oder persönlich bei uns.

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
   In der ePA sind diverse Kontaktkanäle enthalten, die von dem Versicherten für die elektronische Kontaktaufnahme mit uns genutzt werden können.
    
2. Chatbot
   Die Beantwortung von Fragen zur ePA kann über einen automatisierten Chatbot erfolgen. Ein Chatbot ist ein digitaler Assistent, mit dem Sie durch Text- oder Spracheingabe kommunizieren können. Über den Chatbot erhalten die Versicherten
   Zugang zu standardisierten Supportprozessen und Leistungsinhalten des Versichertenhelpdesks (VHD) im Rahmen der ePA. Die grundsätzliche Funktionalität umfasst dabei
   
   + die Beantwortung von Fragen zur ePA,
   + den Dialog zur Annahme von Störungen mit Hinweis auf bestehende Störungen und der Möglichkeit, sich zu einer solchen über die Erstellung eines Tickets zu registrieren,
   + Möglichkeit zum Übergang in einen LiveChat-Dialog,
   + die Möglichkeit zur Platzierung eines Rückrufwunsches und
   + die Hinweisfunktion, dass hier keine Beratung zum Versicherungsverhältnis stattfindet.

   Verarbeitete Daten sind hierbei die bereits vom Versicherten hinterlegten Verifikationsdaten, sowie die von ihm freiwillig, im Chatbot eingegebenen Daten. Anfragen werden im Chatbot geloggt. Eine Erfassung von Kontaktdaten sowie eine
   Dokumentation als Ticket erfolgt nicht.

   Kann eine Frage zur ePA nicht im Chat mit dem Chatbot beantwortet werden oder benötigt der Versicherte anderweitige direkte Unterstützung – beispielsweise bei der Meldung einer Störung – besteht die Möglichkeit, diese ad hoc über einen Live-Chat anzufordern oder einen Rückrufwunsch anzugeben.

3. Vorgangsbearbeitungssystem (ITSM)

   Alle Anfragen, welche über den Chatbot nicht gelöst werden können, werden zur weiteren Bearbeitung mit Hilfe eines sog. Vorgangsbearbeitungssystems erfasst und dokumentiert. Diese Anfragen werden persönlich von unseren Supportmitarbeitern bearbeitet.

   Sollte der Versicherte diesbezüglich einen Rückruf wünschen, muss noch optional eine Telefonnummer angegeben werden.
   Gegebenenfalls muss zusätzlich noch eine Vorgangsbearbeitungsnummer auf Nachfrage durch den Versicherten angegeben werden; diese wird durch das Vorgangsbearbeitungssystem automatisch erzeugt und dem Versicherten übergeben.
   Sollten die gemeldeten Themen nicht durch diese Variante beantwortet werden können, wird ebenfalls automatisiert ein anlassbezogenes internes Bearbeitungsticket erstellt. Je nach Bedarf wird diese Anfrage an einen verantwortlichen Mitarbeiter weitergeleitet und – insofern diese Option durch den Versicherten gewählt wurde – ein Rückruf initiiert. Nimmt ein Versicherten die Möglichkeit des Rückrufs wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert.
   Die folgenden Daten sind durch den Versicherten einzugeben:

   + Name,
   + Kassenzugehörigkeit,
   + E-Mailadresse und
   + Telefonnummer.
    
4. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
   Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die im Rahmen der Kontaktaufnahme durchgeführten Datenverarbeitungsvorgänge für die ordnungsgemäße Abwicklung des Nutzungsvertrags mit dem Versicherten über die ePA erforderlich sind.
    
5. Zweck der Datenverarbeitung
   Die in diesem Abschnitt beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten wird durchgeführt, um Kontaktaufnahmen unserer Versicherten bearbeiten zu können und infolgedessen den Nutzungsvertrag über die ePA mit dem Versicherten durchführenzu können.
    
6. Dauer der Speicherung
   Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen. Dies ist der Fall, wenn die Audi BKK entscheidet, dass spätestens drei
   Jahre nach Schließung des Vorgangstickets diese Daten gelöscht werden sollen.
    
7. Speicherorte aller ePA spezifischen Daten