Wir legen Wert auf Sicherheit. Deswegen wird die Unterstützung für den Internet Explorer nicht mehr durch unsere Website bereitgestellt. Bitte verwenden Sie einen anderen Browser, zum Beispiel Google Chrome, Firefox oder Edge
Die elektronische Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung (DRV) soll das Prüfverfahren vereinfachen.
Das Verfahren steht allen Unternehmen und Abrechnungsstellen offen, deren Software eine Schnittstelle für die „euBP“ in das jeweilige Abrechnungssystem integriert hat. Ihr Softwareanbieter kann Ihnen Auskunft geben, ob und wann die technischen Voraussetzungen für das von Ihnen verwendete Abrechnungssystem erfüllt sind.
Seit Anfang 2023 haben Unternehmen die im Rahmen der euBP notwendigen Daten elektronisch aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm an die Rentenversicherung zu übermitteln.
Ab dem 01.01.2025 sind grundsätzlich auch die Daten aus der Finanzbuchhaltung elektronisch über ein systemgeprüftes Finanzbuchhaltungs- bzw. Entgeltabrechnungsprogramm zur Verfügung zu stellen. Die Übermittlung muss per XML-basiertem Transportverfahren „eXTra“ erfolgen.
Der Mindestumfang der zu liefernden Sachkonten-Buchungen der Finanzbuchhaltung ist in den „Grundsätzen für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung in der ab 1. Januar 2025 geltenden Fassung“ definiert.
Darüber hinaus kann der prüfende Rentenversicherungsträger im Rahmen der Betriebsprüfung weitere Kontobuchungen oder Buchungssätze zu anderen Konten anfordern.
Gut zu wissen: Unternehmen können beim zuständigen Rentenversicherungsträger beantragen, bis zum 31.12.2026 auf eine elektronische Prüfung zu verzichten (§ 126 SGB IV).
Das verwendete Abrechnungsprogramm muss das Modul „euBP“ beinhalten. Die Bereitstellung der prüfrelevanten Daten erfolgt dann in einem gesicherten und zertifizierten Online-Verfahren. Eine Annahme von Datenträgern ist nicht möglich. In der Regel haben die Softwareanbieter eine Funktion zum Übermitteln der Daten aus dem Abrechnungsprogramm vorgesehen.
Das Verfahren der elektronischen Betriebsprüfung beginnt mit der Datenabfrage in Ihrem Betrieb. Dazu wurde eine einheitliche Schnittstelle definiert, die von den zertifizierten Entgeltabrechnungsprogrammen bedient werden kann. Die Datenübertragung erfolgt ausschließlich im Rahmen des bereits erfolgreich genutzten eXTra-Standards.
Nach der Übermittlung erhalten Sie eine elektronische Annahmequittung. Daraufhin kann die Prüfung mittels einer Auswertungssoftware am Rechner des Prüfenden erfolgen. Die Daten werden analysiert und auf Plausibilität und Richtigkeit der Beitragsberechnung und der Zahlungen gecheckt. Sofern sich dabei keine Auffälligkeiten ergeben, kann die Prüfung mit den gelieferten Daten bereits abgeschlossen werden. Dann entfällt die Einsichtnahme der Unterlagen vor Ort.
Nur wenn sich Unstimmigkeiten ergeben, folgt eine Prüfung vor Ort. In den meisten Fällen werden sich die Prüfenden dabei auf die konkreten Feststellungen aus der vorherigen Datenprüfung beschränken.
Die Ergebnisse der Auswertungen werden in jedem Fall gemeinsam mit Ihnen besprochen. Danach bekommen Sie innerhalb von zwei Monaten vom Rentenversicherungsträger den Prüfbescheid zugeschickt.
In dem Bescheid steht noch einmal detailliert, welche Meldungen zu übermitteln oder ob Beiträge nachzuzahlen sind.
Die Einzugsstelle (z. B. Krankenkasse) der jeweils betroffenen Beschäftigten erhält gleichzeitig mit dem Beitragsbescheid des Unternehmens die Beitragsforderung. Dem Beitragsbescheid kann auch die Zahlungsfrist entnommen werden. Sie läuft bis zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats, der dem Datum des Bescheids folgt. Die Zahlung geht allerdings nicht an den Rentenversicherungsträger, sondern wie auch sonst alle Beiträge an die Einzugsstelle. Die zuständige Einzugsstelle überwacht die Zahlungsfrist. Wird die Frist nicht eingehalten, muss die Einzugsstelle wie bei regulär laufend fälligen Beiträgen Säumniszuschläge berechnen.
Die von Ihnen übermittelten Daten werden nach Abschluss des Verfahrens automatisch gelöscht. Es verbleiben keine übermittelten Daten beim Rentenversicherungsträger.
Das Verfahren euBP wird den Unternehmen optional angeboten. Sofern daran teilgenommen wird, können die Rentenversicherungsträger verlangen, dass die Übermittlung der erforderlichen Daten zum Zweck der Betriebsprüfung in einer einheitlich vorgegebenen Struktur erfolgt. Diese Struktur wird in den als Download angebotenen Grundsätzen beschrieben.
Seit dem 01.01.2023 sind die für die Prüfung notwendigen Daten elektronisch aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm zu übermitteln. Auf Antrag des Unternehmens kann für Zeiträume bis zum 31.12.2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Entgeltabrechnungsdaten verzichtet werden.
Die elektronische Übermittlung der Daten aus der Finanzbuchhaltung bleibt freiwillig.
